Como fazer um inventário de estoque com o auxílio de um sistema de gestão?

O inventário de estoque é uma tarefa que todas as indústrias precisam fazer para garantir a gestão de estocagem, reduzir os gastos com matérias-primas desnecessárias ou deixar de perder oportunidade de vendas pela falta de produtos. Trata-se também de uma prática comum no dia a dia de quem precisa lidar com logística, portanto, entender o seu funcionamento é um aspecto fundamental.

O objetivo do inventário é, basicamente, oferecer uma visão mais ampla do estoque de uma empresa, assim os seus gestores podem criar um planejamento mais equilibrado. Dessa forma, é possível conquistar uma organização maior, que ajudará a sua indústria em diferentes sentidos. 

Muitas empresas sabem a importância que o inventário de estoque possui, mas a verdade é que poucos negócios sabem de fato como fazer a gestão e como criar do zero esse documento. Afinal, para criá-lo é importante ter um mapeamento de todos os pontos a serem preenchidos e analisados. 

Isso pode ser feito, por exemplo, por planilhas, uma solução eficiente, mas não totalmente precisa e bastante trabalhosa, ou, o inventário pode ser organizado com a ajuda precisa de um sistema de gestão integrada, que é mais rápido e automatizado, ou seja, com uma taxa de erros mais baixa.

Neste artigo iremos apresentar as principais características de um inventário de estoque, como ele funciona e quais elementos devem constar no documento… E claro! Mostrar como a tecnologia pode potencializar os seus resultados e facilitar a gestão logística do seu negócio. 

O que é inventário de estoque?

O inventário de estoque compreende uma documentação completa contendo todas as informações importantes sobre a situação dos produtos armazenados. A ideia é que essa lista seja capaz de fornecer informações que ajudem a reduzir gargalos e melhorar os custos operacionais. 

Para isso, é fundamental que sua empresa conte com um banco de dados que contenha  informações sobre a situação atual do seu estoque e que ajude a fazer previsões para o futuro. Dessa forma, sua empresa será capaz de se prevenir e não sofrer com imprevistos (como uma demanda não esperada).

Uma boa gestão de estoque também é capaz de garantir melhores resultados para sua empresa e maior lucratividade. As perdas no estoque costumam ser um mal que vários negócios precisam lidar, seja por furto ou por estragos na matéria-prima. Fazer a organização do armazém é fundamental para conquistar maior autonomia e segurança.

A seguir, iremos elencar quais são os passos para se criar um inventário de estoque para ajudar sua empresa a se manter em dia e não perder oportunidades comerciais. Confira!

1- Classifique os produtos

A classificação dos produtos ajuda em diversos aspectos: realizar a contagem de itens, verificar a venda por produto e informações adicionais e técnicas sobre a peça. A partir disso, sua equipe ganha mais agilidade na hora de identificar perdas no estoque e já solicitar a reposição de determinado produto. 

Além disso, a classificação de produtos ajuda a sua equipe a identificar a taxa de consumo, ou seja, o quanto de venda um produto está apresentando e ter ideias mais direcionadas – seja para divulgar mais, promoções, entre outras estratégias possíveis de serem criadas. 

2- Defina a rotatividade do inventário de estoque

Fazer um inventário não é tarefa fácil, e por isso, ele não pode ser feito sempre. O importante é definir então a frequência que ele deverá ser realizado. A dica é não fazer a documentação no período do dia em que há maior fluxo de mercadorias no seu estoque, já que todos os dados já vão estar desatualizados quando a contagem acabar, o que gera retrabalho.

O indicado é fazer o inventário do estoque antes da abertura ou no fim do expediente, assim, é certeza de que a conta será mais eficiente e paralela à realidade da empresa. 

3- Cheque as informações

Verificar se as informações apontadas no seu inventário de estoque estão condizentes com a realidade é um jeito de identificar perdas ou mesmo furtos no seu depósito. Por essa razão, é importante fazer a consulta e deixar tudo documentado.

Para manter o controle de tudo que entra e do que sai, contar com um sistema de gestão integrada pode oferecer benefícios diversos e mais precisão. 

 4- Invista em tecnologia

Um software de gestão integrada é a solução ideal para validar as informações de um jeito mais automático e preciso, com baixa taxa de erros. Por essa razão, é uma ferramenta importante para sua logística ficar em dia, e de quebra, ainda ajuda a criar diferentes planos de ação. 

Como um ERP pode ajudar a criar um inventário de estoque?

O ERP é um sistema de gestão integrada que ajuda a sua empresa com todas as tarefas logísticas e administrativas, integrando as diferentes áreas da sua empresa como vendas, marketing e operações. 

Quando o assunto é criar um inventário de estoque, o ERP se mostra um grande aliado, já que oferece informações precisas sobre a situação do estoque, dados atualizados sobre cada um dos produtos categorizados, gráficos para melhor entendimento das suas vendas e muito mais. 

Com um sistema de gestão integrado a sua empresa tem maior autonomia e ainda consegue automatizar tarefas mecânicas, o que contribui e muito para a criação de um inventário. 

Você ainda pode contar com informações sobre o histórico do seu estoque, o que facilita a prever alguma tendência de venda, sazonalidades e outros aspectos que impactam diretamente na quantidade de produtos necessários para armazenar. 

Contando com essa tecnologia fica mais fácil ter o controle total de todos os produtos e fazer um inventário de estoque mais preciso, com poucas falhas, para levar sua empresa ao lucro. Mas antes de tudo é importante buscar pela solução que melhor se adeque a sua demanda. 

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