O que é um sistema de gestão de qualidade (SGQ)?

Na medida em que uma empresa vai ganhando robustez e os seus processos passam a ser mais complexos, o acompanhamento dos padrões de qualidade fica mais criterioso e com possíveis “pontos cegos”. Diante desse cenário, empregar um sistema de gestão de qualidade passa a ser mais do que uma melhoria, mas uma necessidade.

O sistema de gestão de qualidade (SGQ) é o entendimento de quais ações e recursos uma indústria deve adotar para atingir os resultados esperados. A ISO 9001, por exemplo, é uma SGQ desenvolvida para ajudar empresas do mundo inteiro a garantir produtos e serviços em conformidade e, o mais importante, garantir a satisfação dos clientes, sejam eles pessoas físicas ou jurídicas.

Um SGQ, em seu conceito básico, é bastante simples e baseia-se em alguns fatores essenciais para alcançar os padrões de qualidade almejados pela organização:

• Reconhecer os requisitos das partes interessadas, incluindo licenças para comercialização, diretrizes, exigências do cliente e os padrões do sistema de gestão escolhido;
• Garantir que todos os funcionários recebam o treinamento aplicável nos requisitos do sistema de qualidade;
• Determinar os processos, a interação entre eles, bem como as entradas e saída;
• Produzir registros ou evidências sobre o atendimento dos requisitos do sistema;
• Mensurar, monitorar e informar o desempenho do SGQ;
• Planejar mudanças no SGQ e tomar as medidas necessárias para lidar com riscos e oportunidades resultantes das mudanças;
• Realizar auditoria interna para analisar o SGQ e corrigir não conformidades.
• Melhorar continuamente o SGQ.

7 princípios do sistema de gestão de qualidade ISO 9001

Levando em consideração fatores como a experiência do cliente com a marca, a qualidade e integridade do produto, bem como as diretrizes adotadas pela organização, visando um atendimento eficiente, engajado e proativo, até a melhoria contínua dos serviços, a ISO 9001 elenca sete conceitos fundamentais para a gestão da qualidade. São eles: 

1.    Foco no Cliente

O foco principal da gestão da qualidade é atender aos requisitos do cliente e se esforçar para superar as expectativas dele. Nesse contexto, o sucesso é alcançado quando uma empresa atrai e retém a confiança dos clientes e outras partes interessadas das quais depende.

É importante entender que as indústrias dependem de seus clientes e, portanto, devem compreender as necessidades atuais e futuras deles, atender aos requisitos exigidos e se esforçar para superar as expectativas a fim de se destacar ou se manter com uma boa competitividade mercadológica.

2.    Liderança

Líderes em todos os níveis devem estabelecer uma unidade de direção e propósito, criando assim as condições necessárias para o engajamento das pessoas no alcance dos objetivos de qualidade da organização. Essa combinação de interesses possibilita o alinhamento de estratégias, políticas, processos e recursos para atingir seus objetivos.

Líderes devem fornecer comportamentos exemplares e consistentes com os valores da empresa, levando em consideração a cultura, o clima, estilo de gestão, confiança e motivação. Essa visão deve se estender para as necessidades de todas as partes interessadas, incluindo clientes, proprietários, funcionários, fornecedores, financiadores, comunidades locais e sociedade como um todo.

3.    Engajamento de Pessoas

É essencial para qualquer indústria que todas as pessoas sejam competentes, capacitadas e engajadas com a entrega dos valores da marca. Pessoas compatíveis com a cultura da empresa aumentam sua capacidade de criar valor.

Para administrar uma indústria de forma eficaz e eficiente, de acordo com o sistema de gestão de qualidade, é importante envolver todas as pessoas em todos os níveis e respeitá-las como indivíduos. O reconhecimento, a capacitação e o aprimoramento das habilidades e conhecimentos facilitam o engajamento das pessoas com relação aos objetivos da empresa.

4.    Processo de abordagem

Resultados consistentes e previsíveis são alcançados de forma mais eficaz quando as atividades são compreendidas e gerenciadas como processos inter-relacionados, ou seja, que funcionam como um conjunto de ações, atividades e decisões em conformidade.

Um sistema de gestão da qualidade é sempre padronizado. Entender como os resultados são produzidos por essa metodologia, incluindo todos os seus processos, recursos, controles e interações, permite que a indústria otimize seu desempenho e alcance resultados concretos, transmitindo sua confiabilidade e consistência às partes interessadas.

5.    Melhoria

A melhoria é essencial para uma organização manter os níveis atuais de desempenho, reagir às mudanças em suas condições internas e externas, bem como criar novas oportunidades de negócio.

O termo “melhoria contínua” foi alterado para “melhoria” com a ISO 9001:2015. A organização deve empregar uma abordagem consistente em toda a empresa para a atualização das ferramentas.

É fundamental que a indústria forneça treinamentos a todos os colaboradores sobre os métodos e ferramentas de melhoria, empregando uma abordagem consistente para promover o aperfeiçoamento de produtos e processos e estabelecendo metas de desenvolvimento profissional e liderança.

6.    Tomada de decisão baseada em evidências

As decisões baseadas na análise e avaliação de dados e informações têm maior probabilidade de produzir os resultados desejados. A tomada de decisões pode ser um processo complexo e sempre envolve alguma incerteza. Frequentemente, abrange vários tipos e fontes de entradas, bem como sua interpretação, que pode ser subjetiva.

É importante compreender as relações de causa e efeito e as possíveis consequências não intencionais de cada decisão, sejam essas decisões relacionadas com a compra de matéria-prima, mudanças na linha de produção ou mesmo comerciais, continuando ou descontinuando um determinado produto. Fatos, evidências e análises de dados levam a uma maior objetividade e confiança nas decisões que os gestores precisam tomar.

7.    Gestão de Relacionamento

O sétimo princípio do sistema de gestão de qualidade ISO 9001 é baseado no gerenciamento da relação que a indústria tem com os seus colaboradores, fornecedores e clientes, bem como na influência direta desses grupos no desempenho de uma indústria.

Administrar o relacionamento com suas partes interessadas é fundamental para garantir um impacto positivo no desempenho geral da sua empresa. Nesse cenário, o relacionamento com os seus fornecedores e rede de parceiros deve receber a devida atenção, afinal, a proximidade dessa relação pode favorecer a abertura de negociações e o acesso a condições comerciais diferenciadas, que beneficiem ambas as partes.

De todos os sete princípios que abordamos até aqui, o quinto -(melhoria) é o que costuma ser mais lembrado dentro de qualquer empresa, principalmente pela nomenclatura anterior “melhoria contínua”. No entanto, a gestão da qualidade não deve ser pautada apenas por esse fator e a continuidade é um conceito que deve ser empregado em todos os métodos do SGQ.

Para gerenciar o sistema de gestão de qualidade da sua indústria com o máximo de eficiência, é essencial contar com um ERP que forneça as ferramentas necessárias para a otimização dos processos e acompanhamento dos resultados da sua planta. A ABC71 pode te ajudar, e basta entrar em contato com os nossos especialistas em indústrias para saber quais soluções podem ser implementadas em seu negócio!