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O que é o programa 5S e como implementar na indústria?

29 de julho de 2020
Gestão
O que é o programa 5S

O programa 5S foi desenvolvido no Japão pós-Segunda Guerra Mundial como uma filosofia para aumentar a produtividade e garantir melhor qualidade de vida. Nos dias de hoje a ferramenta continua sendo usada, não só como ideologia, mas em empresas para apoiar na qualidade total do serviço, desde o chão de fábrica até o dia a dia em escritórios.

O programa 5S na empresa consiste em um controle de qualidade e redução de “sujeira” no ambiente de trabalho. A premissa é de que quanto mais limpo e organizado o ambiente de trabalho se encontra, maior é a produtividade e harmonia da equipe. A filosofia é apresentada aos funcionários como um estilo de vida, já que os pilares da ferramenta podem ser aplicados em qualquer área, seja no trabalho ou não, agregando vantagens para uma rotina organizacional.

A metodologia do 5S é pautada na redução de desperdício. Pode-se dizer que o programa foi totalmente disseminado em uma empresa quando existe a cultura de evitar gastos desnecessários e os ambientes são naturalmente organizados, pois os colaboradores já entendem qual a melhor maneira de distribuir seus equipamentos para produzirem melhor.

As bases do programa de qualidade são: senso de utilização (Seiri), organização (Seiton), senso de limpeza (Seiso), conservação (Seiketsu) e autodisciplina (Shitsuke). Neste artigo, veremos como esses pilares funcionam em um ambiente empresarial e se complementam.

Qual o significado dos 5S?

Alguns princípios são valiosos e guiam a experiência do programa 5S. Os pilares são divididos e devem ser seguidos de maneira hierárquica de forma a ir criando uma mudança cultural passo a passo. A seguir, detalhamos sobre as etapas e qual o objetivo de cada uma delas:

Seiri (utilização)

A etapa conhecida como “Seiri” consiste em definir o que deve ou não ser usado na rotina de trabalho. É nessa fase que o responsável pela filosofia da área — a pessoa escolhida deve conhecer bem os processos da empresa — analisa quais ferramentas são de fato importantes e agregam valor ao produto e quais são supérfluas.

É importante que todos os recursos sejam mapeados nesse primeiro passo: máquinas, equipamentos, ferramentas e matérias primas, assim, facilitando na identificação de quais são importantes para aquela etapa ou devem ser destinados a outro departamento. Em casos mais extremos, até descartados de toda operação.

Seiton (organização)

A partir do mapeamento feito na etapa anterior, o Seiton visa hierarquizar os materiais de forma a deixar os mais usuais próximos do colaborador. O objetivo é dar ordem e classificar cada um dos recursos disponíveis.

Com isso, é possível padronizar a quantidade de materiais para realizar uma tarefa e definir um local específico para armazená-lo, evitando desperdícios durante o processo e facilitando, para o colaborador, encontrar os itens importantes de sua rotina. O princípio do seiton é: “o que não está classificado não está organizado”.

Seiso (limpeza)

Ambientes limpos e organizados reduzem o estresse e ajudam a criar um espaço confortável para os funcionários executarem suas tarefas e liberarem sua criatividade. A etapa de limpeza consiste não só em eliminar o que é superficial como também entender os motivos da “sujeira” para evitar que ela se acumule no futuro. Entender a fonte das impurezas é mais importante do que limpá-las.

Existe algumas perguntas que são importantes fazer nesse processo, como: o que posso limpar para melhorar a segurança de meus colaboradores? Quanto de limpeza é necessário fazer para melhorar o bem estar no ambiente? Existe algum problema de manutenção que preciso me atentar?

Ao completar essa etapa, é fundamental que a imagem do ambiente fique fixada em algum lugar visível para todos os funcionários para que eles vejam e sejam capazes de fazer melhorias contínuas e manter o ambiente organizado.

Seiketsu (preservação)

Essa etapa é mais focada em disseminar a cultura aos funcionários do que em mudanças estruturais no ambiente. É nesse momento que se trabalha o senso de padronização com o objetivo de criar regras e arquétipos organizacionais.

A preservação da filosofia 5S consiste em preparar os funcionários para entenderem os valores fundamentais e definir condutas para que eles continuem a seguindo por muito tempo. Isso evita que depois do período de “empolgação”, a rotina volte ao que era antes.

Shitsuke (autodisciplina)

O senso de autodisciplina consiste em fazer com que os colaboradores se tornem além de seguidores da filosofia, disseminadores da cultura para novos funcionários ou até apoiem na reciclagem de prestadores antigos. O objetivo desta etapa é monitorar a adesão do time e garantir que os outros 4S sejam seguidos.

Como implementar o programa 5S?

O fator mais importante para implementar a metodologia 5S é disseminar a cultura e os pilares entre os colaboradores. Para isso, é fundamental fazer a divulgação por meio de cartazes, e-mails corporativos ou outros canais. Além disso, a difusão pode ser feita por meio de palestras, reuniões e até “brainstorms” para participar a equipe no processo.

O segundo passo é o preparo da empresa: definir em cada área os responsáveis para disseminar a cultura. É importante que a pessoa que receber essa tarefa tenha vasto conhecimento do setor e dos processos que a empresa possui.

Outro ponto importante é verificar quais mudanças na estrutura do ambiente de trabalho precisam ser feitas de maneira a reduzir gastos e aumentar produtividade, em outras palavras, evitar a “sujeira”.

Por fim, é fundamental monitorar diariamente para garantir que os pilares estão sendo seguidos e os colaboradores estão de fato engajados com a cultura e princípios do 5S.

Para que o programa 5S funcione de forma eficiente é necessário estabelecer uma gestão por indicadores na indústria. Esses indicadores deverão fornecer dados para análise e geração de planejamento tático na indústria, possibilitando assim uma tomada de decisão mais assertiva. Para facilitar a sua rotina a ABC71 preparou um Dashboard Interativo de gestão por indicadores, nesse painel de métricas você poderá simular algumas análises e compreender com mais clareza como esse tipo de gestão funciona.

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