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SPED: NF-e: Comprei mercadoria com NF-e denegada. E agora?

Tomei conhecimento de um caso bastante comum sobre a Nota Fiscal Eletrônica. Um contador amigo enviou-me seguinte pergunta:
“Meu cliente recebeu uma mercadoria com o DANFE. Ele já revendeu o produto e me enviou o DANFE para contabilização. Quando fomos conferir, a nota fiscal eletrônica relativa a esse DANFE está com a situação ‘denegada’. O que devemos fazer?”

Para responder ao meu amigo, comecei pelo básico:

Nota Eletrônica é “um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins

fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo Fisco, do documento eletrônico, antes da ocorrência do

fato gerador.” (Fonte: Portal Nacional da NF-e).

E o DANFE é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, ou seja,

“uma representação simplificada da NF-e. Tem as seguintes funções:

- conter a chave numérica com 44 posições para consulta das informações

 da Nota Fiscal Eletrônica (Chave de Acesso);
- acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas

sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores, etc.);
- auxiliar na escrituração das operações documentadas por NF-e, no caso

 do destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir NF-e;
- colher a firma do destinatário/tomador para comprovação de entrega das mercadorias ou prestação de serviços.” (Fonte: Portal Nacional da NF-e).

Enfim, DANFE é DANFE, nota é NF-e.

A Nota Fiscal Eletrônica é um arquivo, gerado em algum computador, com

 os dados exigidos pela legislação e em formato XML – uma espécie de

arquivo texto mais evoluído. Para transformar o arquivo em documento,

com validade jurídica, ele deve ser assinado utilizando o certificado digital

do emissor – conforme a Medida Provisória 2.200-2 de Agosto de 2001.

Contudo, este arquivo assinado ainda não é um documento fiscal. Para tal,

ele deve ser autorizado pelo fisco estadual – secretarias de fazenda

(SEFAZ) e correlatas (SET, SEFIN, SEF, SEFA, etc).

A secretaria de fazenda recebe o XML assinado, realiza uma breve

validação e disponibiliza um protocolo de autorização de uso da NF-e.

Tudo isto via internet. Nota a nota.

Rejeição de Notas Fiscais Eletrônicas

“Caso na validação sejam detectados erros ou problemas no

reconhecimento da autoria ou da integridade do arquivo digital, no formato

de campos, na numeração ou com o credenciamento do emitente, a NF-e

será rejeitada, não sendo gravada no banco de dados da SEFAZ. Nesse

caso, a numeração da NF-e rejeitada ainda poderá ser utilizada.

Importante: ao rejeitar uma NF-e, a SEFAZ sempre indicará o motivo da

rejeição na forma de códigos de erros e a respectiva mensagem de erro.

Esses códigos podem ser consultados no Manual de Integração –

Contribuinte, disponível no Portal Nacional da NF-e.”  (Fonte: Portal

Nacional da NF-e).

Desta forma a NF-e rejeitada pode ser gerada, assinada e transmitida novamente. Sem grandes problemas. O inconveniente é que, enquanto não houver autorização de uso, a mercadoria não pode circular. Afinal, não há documento fiscal válido.

Os bons softwares de emissão de NF-e não permitem a impressão do

DANFE sem a autorização de uso do documento eletrônico. Esse

procedimento evita erros graves.

Documento fiscal denegado

“A SEFAZ poderá, ainda, denegar uma NF-e em caso de irregularidade

fiscal do emitente. Nesse caso, aquela NF-e será gravada na Sefaz com

status ‘Denegado o uso’, e o contribuinte não poderá utilizá-la. Em outras palavras, o número da NF-e denegada não poderá mais ser utilizado,

cancelado ou inutilizado. (Fonte: Portal Nacional da NF-e).

Voltando ao caso

Resumidamente, o cliente do meu amigo contador comprou uma

mercadoria sem documento fiscal hábil e de uma empresa com a situação

fiscal irregular.

Várias perguntas, uma resposta:

- Como o fornecedor conseguiu imprimir o DANFE sem que a NF-e tivesse autorização?
- Por que o fornecedor não enviou o documento fiscal válido (XML da NF-e)

para o destinatário?
- Como o comprador recebeu a mercadoria sem documento hábil?
- Por que o comprador não exigiu o enviou o documento fiscal válido (XML

da NF-e) do fornecedor?
Resposta: Ou era esta a intenção ou foi negligência.

Se não foi intencional, por que negligência?

- “O  emitente da NF-e é obrigado a encaminhar ou disponibilizar download

do arquivo XML da NF-e e seu respectivo protocolo de autorização para o destinatário, conforme definido no Ajuste SINIEF 11/08, cláusula segunda,

Inciso I;” (Fonte: Portal Nacional da NF-e).
- “Para verificar a validade da assinatura e autenticidade do arquivo digital o destinatário tem à disposição o aplicativo ‘visualizador’, desenvolvido pela Receita Federal do Brasil.” (Fonte: Portal Nacional da NF-e). Ou utilizar

algum software que faça isto automaticamente.
- “O emitente e o destinatário da NF-e deverão conservar a NF-e em

arquivo digital pelo prazo previsto na legislação, para apresentação ao fisco quando solicitado, e utilizar o código ’55’ na escrituração da NF-e para

identificar o modelo.” (Fonte: Portal Nacional da NF-e).
- Por fim, a “empresa não é obrigada a receber e escriturar a NF-e automaticamente, mas deverá sempre verificar a validade da assinatura

digital e a autenticidade do arquivo digital da NF-e e a concessão da

autorização de uso da NF-e, mediante consulta eletrônica ao Portal

Nacional da NF-e ou à SEFAZ da circunscrição do contribuinte emitente. Opcionalmente a empresa pode continuar realizando a escrituração das

NF-e de entradas a partir da digitação dos DANFE.” (Fonte: Portal

Nacional da NF-e).

E agora? Como arrumar a bagunça?

Graças ao criterioso contador, que conferiu o DANFE no Portal da NF-e,

os contribuintes podem agir antes da autoridade fiscal – que, cedo ou

tarde, agiria devido às inconsistências que seriam apontadas no

cruzamento dos dados de NF-e com Sintegra, SPED e outros.

Perguntei à diversas autoridades fiscais qual deve ser o procedimento que

os contribuintes devem adotar. As respostas estão transcritas abaixo.

Mas, nas entrelinhas, há uma mensagem: auto-denúncia.

“A mensagem recebida indica que esta empresa possui alguma pendência

com relação ao cadastro da DECA. Sugerimos que compareça ao Posto

Fiscal da sua jurisdição para regularizar a situação e receber as

orientações quanto aos procedimentos a serem adotados.” (SEFAZ/SP)

“Conforme parecer da consultoria responsável, informamos que V.S.ª

deverá se dirigir à Delegacia Fiscal da circunscrição do estabelecimento

para regularizar a situação (os endereços estão disponíveis através do link http://www.fazenda.mg.gov.br/secretaria/enderecos/delegacias.html ).”

(SEF/MG)
“Denegação de Uso indica irregularidade fiscal pelo lado da empresa emitente, quem recebe esta nota deve entrar em contato com a empresa que emitiu, e solicitar que resolva a situação, o emitente deverá entrar em contato com o plantão fiscal da sua região. “ (SEFAZ/RS)

“O fornecedor deverá enviar uma NF-e autorizada, sanando o problema que gerou tal denegação, inclusive para regularização do estoque, pois a mercadoria entrou no estabelecimento sem documentação fiscal. A NF-e denegada não poderá mais ser utilizada.” (SET/RN)

“A SEFAZ poderá denegar uma NF-e em caso de irregularidade fiscal do emitente. Nesse caso, aquela NF-e será gravada na Sefaz com status ‘Denegado o uso’, e o contribuinte não poderá utilizá-la. Em outras palavras, o número da NF-e denegada não poderá mais ser utilizado, cancelado ou inutilizado. No caso citado o estabelecimento adquirente deverá contatar o seu fornecedor para que ele regularize sua situação cadastral perante o fisco e logo em seguida solicitar que o mesmo envie uma nova NFe devidamente autorizada, referenciando a anteriormente denegada.” (SEFAZ/CE)

Roberto Dias Duarte é graduado em administração de empresas com MBA pelo IBMEC. Atua há 21 anos em projetos de gestão & tecnologia. Diretor de alianças da Mastermaq e professor em cursos de graduação e pós.  Mantém um blog sobre gestão e tecnologia: www.robertodiasduarte.com.br. Escreve para o FinancialWeb em um blog sobre o SPED.

A partir de sua experiência em palestras e em sala de aula, Duarte inaugurou seu blog em abril de 2007.

Em agosto de 2008, Duarte publicou o primeiro livro do Brasil que analisa o assunto SPED e suas conseqüências para profissionais, empresas, em especial as pequenas, e para a nação.

Saiba mais em: http://www.robertodiasduarte.com.br/?page_id=5184