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RR Etiquetas

Segmento: Gráfica e etiquetas

RR Etiquetas reduz o índice de erro de produção e o prazo de entrega dos pedidos

Solução de gestão industrial reduz o índice de erro de produção e 42% no prazo de entrega dos pedidos da líder latino-americana no segmento de etiquetas e tags

Página virada

Integração, agilidade e qualidade nas informações eram as necessidades da RR Etiquetas no final dos anos 90.

Líder no segmento de etiquetas e tags (i.e. etiquetas não adesivas), os funcionários da RR Etiquetas sofriam com as informações errôneas de seus respectivos departamentos e com  a perda de tempo na reinserção de dados corretos no banco de dados de consulta.

 Um simples pedido de venda era digitado pelo menos três vezes: uma vez para a produção, outra para o departamento fiscal e mais uma vez no faturamento, ou seja, a área administrativa padecia com a redundância na digitação de conteúdo e a tecnologia utilizada no momento comprometia a qualidade das informações.

Por se tratar de uma indústria de médio porte, esses problemas não se restringiam somente às áreas comercial e administrativa: o departamento industrial era vulnerável no controle de seus estoques e apontamentos de ordens de serviços o que ocasionava sempre perdas e não direcionava um planejamento seguro na hora de munir os estoques com as quantidades e tipos de matérias-primas adequadas.

Além disso, sempre que havia queda de energia, perdiam-se dados e novamente era necessário organizar as informações. No fim das contas, horas e mais horas eram gastas com retrabalho.

Por trás do óbvio

Assim era o dia-a-dia da RR Etiquetas.

Com mais de 20 anos de atuação no mercado brasileiro, a empresa possuía módulos caseiros para gerir sua rotina. Isso dificultava o acesso às informações, o planejamento dos suprimentos e a tomada de decisões estratégicas.

Foi aí que, o gerente de tecnologia, Roberto Benasse sugeriu à diretoria um remodelamento dos processos e a integração dos mesmos por meio de um software que integrasse as áreas comercial, administrativa e industrial da empresa. O objetivo era melhorar a qualidade e a confiabilidade dos dados, integrar os departamentos, eliminar retrabalhos, acabando também com os desgastes internos com a manutenção no software e banco de dados.

A RR Etiquetas optou pela solução de gestão Omega. “Primeiro, por uma questão simples de custo x beneficio. Necessitávamos um software confiável, que também disponibilizasse uma metodologia atraente e agradável”, conta Benasse.

A solução Omega é um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) composta de grupos de módulos integrados que são voltados para gestão, finanças, materiais e áreas comercial e industrial.  Com o Omega, a RR Etiquetas poderia controlar os estoques, o fluxo de caixa, a contabilidade, o faturamento, as vendas, além de gerenciar os processos de engenharia, produção industrial e, ainda obter relatórios específicos por meio do cruzamento de informações de diversas áreas, entre tantas outras funcionalidades.

Porém, o que pesou definitivamente na escolha da solução foi o desafio lançado à ABC71 e seu compromisso para tal. Numa produção mensal de 600 milhões de etiquetas, imagine a variedade de tamanhos e composições que um cliente RR tem à disposição e imagine configurar 12 mil formatos diferentes com 40 tipos de materiais, 5 tipos de adesivos e ainda saber a quantidade existente em estoque de cada modelo a fim de se descobrir o custo e a existência da mesma no depósito.

Para simplificar a equação de 100 mil combinações, a empresa necessitava de um “configurador de produto”, ou seja, uma ferramenta que permitisse o controle de cada item da produção conforme suas variantes. “Nossos produtos, em sua maioria, são personalizados para cada cliente. Isso envolve vendas, produção, pcp, estoques, mas atinge diretamente aos anseios dos clientes, ou seja, melhoria no prazo de entrega e preço”, explica o executivo. Naquele momento, só se sabia por exemplo, que havia 10 mil rolinhos de uma etiqueta x, mas não se sabia se estavam com a logomarca de um supermercado ou de uma transportadora. “Não havia um controle personalizado”, enfatiza Benasse.

Para essa necessidade, a ABC71 desenvolveu um módulo especifico denominado “configurador de produto”, que oferecia ao vendedor a oportunidade de escolher o tamanho, modelo, tipo de papel, espessura no momento do contato telefônico com o cliente.

“Ou seja, se o cliente necessitasse de uma etiqueta com 5x 5cm, voltada para alimentos, com impressão da logomarca, o software imediatamente devia reconhecer essas informações e disponibilizar preço, quantidade fornecida no último pedido, existência da mesma no estoque, entre outras informações.

E se o cliente, no momento da compra resolvesse mudar a medida da etiqueta ou a quantidade, que isso automaticamente fosse visualizado na tela do computador do vendedor”, explica Júlio Bertolini, diretor de TI da ABC71 e responsável pelo desenvolvimento do módulo.

 
Uma nova rotina

No final de 1999, a RR Etiquetas decidiu implantar o módulo finanças do Omega, enquanto a equipe da ABC71 desenvolvia o configurador de produto.  Isso possibilitou preparar o ambiente da empresa para que em 2003, os módulos comercial, industrial e materiais fossem implementados.

A RR Etiquetas durante esse período criou as imagens dos produtos de cada cliente, cadastrou todas as informações e migrou todos os dados históricos para um novo banco de dados. Essas mudanças eram receadas pela equipe da empresa porque modificava a cultura organizacional da mesma.

Os funcionários sabiam agora que, se um dado fosse digitado erroneamente ou que, se um cliente não tivesse certa forma de faturamento, isso seria visualizado pelo outro departamento e, o erro seria mais facilmente diagnosticado. “Isso gerou uma certa desconfiança entre as pessoas porque as mesmas não estavam acostumadas com a integração dos departamentos”, conta Benasse.

O fato foi que, a estabilidade do Omega aliado à aderência que existiu entre os sistemas já existentes e a nova plataforma permitiram novas visões de negócio à RR Etiquetas. 

“Foi como ter tido um aparelho de raio x e agora contar com a profundidade de um equipamento de ressonância magnética”, esclarece o executivo. Internamente, acabaram-se os retrabalhos e a confiança e segurança nos dados fizeram com que a administração dos processos fluísse de forma inteligente e ágil. Integração era a chave.

No domínio industrial, o configurador de produto baixou o índice de produção para zero. Além disso, houve redução de 42%  no prazo de entrega, uma percepção acurada do custo para a produção de um determinado produto, melhoria substancial no controle da matéria-prima com o detalhamento de cada componente a fim de manter os menores níveis de estoque possíveis, para prevenção de desperdício e programação das compras.

Nesses três anos após a implantação do Omega, a RR Etiquetas triplicou seu tamanho, expandindo suas operações para Argentina e Uruguai, reduziu também as despesas de TI caindo de 2% para 0,38% sobre o faturamento, além de assegurar todas as informações contidas no sistema.

“A segurança e agilidade nas informações é um dos requisitos de qualquer empresa moderna e isso a empresa obteve a partir da implantação da solução Omega”, salienta Benasse. Ainda segundo ele,  com a usabilidade e segurança do Omega, os acessos passaram a ser controlados em todo o ambiente e essa confiança permitiu a liberação de acessos remotos. Pela internet, pode-se acessar o Omega de qualquer lugar e a qualquer hora.

E toda essa melhoria se refletiu em toda a cadeia produtiva com colaboradores, parceiros, fornecedores e principalmente com os próprios clientes da RR Etiquetas.