Solução ERP Omega integra áreas e possibilita RR Etiquetas triplicar seu tamanho

Solução ERP Omega integra áreas e possibilita RR Etiquetas triplicar seu tamanho

Solução de gestão industrial reduz a zero o índice de erro de produção e 42% no prazo de entrega dos pedidos da líder latino-americana no segmento de etiquetas e tags

Página virada

Integração, agilidade e qualidade nas informações eram as necessidades da RR Etiquetas no final dos anos 90.

Líder no segmento de etiquetas e tags (i.e. etiquetas não adesivas), a empresa sofria com as informações errôneas de seus respectivos departamentos e com a perda de tempo na reinserção de dados corretos no banco de dados de consulta.

Um pedido de venda era digitado pela área comercial e recebia incrementos de informações no PCP. Depois do pedido faturado, as duplicatas geradas no Contas a Receber não eram integradas com a Contabilidade, consumindo tempo dos funcionários e permitindo distorções entre as áreas.

Por se tratar de uma indústria de médio porte, esses problemas não se restringiam somente às áreas comercial e administrativa: o departamento industrial era vulnerável no controle de seus estoques e apontamentos de ordens de serviços o que ocasionava sempre perdas e não direcionava um planejamento seguro na hora de munir os estoques com as quantidades e tipos de matérias-primas adequadas.

Além disso, sempre que faltava energia, perdiam-se dados e novamente era necessário organizar as informações, o que ocasionava desgastes internos e horas gastas com retrabalhos.

Por trás do óbvio

Com mais de 14 anos de atuação no mercado brasileiro – atualmente, 20 anos - a empresa possuía softwares “caseiros” para gerir sua rotina. Isso dificultava o acesso às informações, o planejamento dos suprimentos e a tomada de decisões estratégicas.

Observou-se a necessidade de um remodelamento dos processos e a integração dos mesmos por meio de um software que integrasse as áreas comercial, administrativa e industrial da empresa. Foi aí que, a diretoria da empresa juntamente com a área de TI decidiram avaliar alguns softwares de ERP.

A RR Etiquetas optou pela solução de gestão ERP Omega. “Primeiro, por uma questão simples de custo x beneficio. Necessitávamos um software confiável, que também disponibilizasse uma metodologia atraente e agradável”, conta Roberto Benasse, gerente de tecnologia da empresa.

O objetivo era melhorar a qualidade em todo o sistema, dados, integrações, eliminação de retrabalhos e desgastes internos com a manutenção no software e banco de dados.

A solução ERP Omega é um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) composta de grupos de módulos integrados que são voltados para gestão, finanças, materiais e áreas comercial e industrial. Com o ERP Omega, a RR Etiquetas poderia controlar os estoques, o fluxo de caixa, a contabilidade, o faturamento, as vendas, além de gerenciar os processos de engenharia, produção industrial e, ainda obter relatórios específicos por meio do cruzamento de informações de diversas áreas, entre tantas outras funcionalidades.

Porém, o que pesou definitivamente na escolha da solução foi o desafio lançado à ABC71 e seu compromisso para tal. Numa produção mensal de 600 milhões de etiquetas, pense na variedade de tamanhos e composições que um cliente RR tem à disposição e imagine configurar 12 mil formatos diferentes, frontais e adesivos para todos os tipos de aplicações e, ainda saber a quantidade existente em estoque de cada modelo a fim de se descobrir o custo e a existência da mesma no depósito.

Para simplificar a equação de 100 mil combinações, a empresa necessitava de um “configurador de produto”, ou seja, uma ferramenta que permitisse o controle de cada item da produção conforme suas variantes. “Nossos produtos, em sua maioria, são personalizados para cada cliente. Isso envolve vendas, produção, pcp, estoques, mas atinge diretamente aos anseios dos clientes, ou seja, melhoria no prazo de entrega e preço”, explica o executivo.

Naquele momento, por exemplo, só se sabia que havia 10 mil rolinhos de uma determinada etiqueta, mas não se sabia se estavam com a logomarca de um supermercado ou de uma transportadora. “Não havia um controle personalizado”, enfatiza Benasse.

Para essa necessidade, a ABC71 desenvolveu um módulo especifico denominado “configurador de produto”, que oferecia ao vendedor a oportunidade de escolher o tamanho, modelo, tipo de papel, espessura do tubete e outros atributos, no momento do contato telefônico com o cliente. “Ou seja, se o cliente necessitasse de uma etiqueta com medidas 40 x 40 mm, voltada para alimentos, com impressão da logomarca, o software imediatamente devia reconhecer essas informações e disponibilizar preço, quantidade fornecida no último pedido, existência da mesma no estoque, entre outras informações. E se o cliente, no momento da compra resolvesse mudar a medida da etiqueta ou a quantidade, que isso automaticamente fosse visualizado na tela do computador do vendedor”, explica Júlio Bertolini, diretor de TI da ABC71 e responsável pelo desenvolvimento do módulo.

Uma nova rotina

Primeiramente, a RR Etiquetas decidiu implantar o módulo finanças do ERP Omega, enquanto a equipe da ABC71 desenvolvia o configurador de produto. Isso possibilitou preparar o ambiente da empresa para a implementação dos módulos comercial, industrial e materiais.

A empresa durante esse período criou as imagens das fichas técnicas, imagens dos produtos de cada cliente, cadastrou todas as informações e integrou todos os dados históricos no novo banco de dados do ERP Omega. Essas mudanças na cultura organizacional possibilitaram aos funcionários melhorarem suas rotinas e seus processos administrativos. Com a implantação da solução, os retrabalhos foram extintos e a inclusão de dados tornou-se segura e confiável. Isso possibilitou que a administração e o controle dos processos fluíssem de forma ágil, eficiente e inteligente. Integração era a chave.

O fato foi que, a estabilidade do ERP Omega permitiu novas visões de negócio à RR Etiquetas. “Foi como substituir um aparelho de raio X por um equipamento de ressonância magnética”, esclarece Benasse.

No que tange à área industrial, o configurador de produto conseguiu baixar o índice de erro de produção para zero. Além disso, houve redução de 42% no prazo de entrega,uma percepção acurada do custo para a produção de um determinado produto e melhoria substancial no controle da matéria-prima com o detalhamento de cada componente a fim de manter os menores níveis de estoque possíveis. Ou seja, a solução de gestão ERP Omega supriu a empresa de informações substanciais para prevenção de desperdícios e programação eficiente das compras.

Nesses três anos após a implantação do ERP Omega, a RR Etiquetas triplicou seu tamanho, com duas fábricas em São Paulo (em Itaquera e Itaquaquecetuba), uma no Uruguai (Montevideo) e, recentemente na Argentina (Buenos Aires). Mesmo com esse crescimento, houve redução nas despesas de TI caindo de 2% para 0,38% sobre o faturamento. “A partir da implantação da solução ERP Omega, conseguimos segurança, agilidade e mobilidade no acesso às informações, que são requisitos de qualquer empresa moderna” salienta Benasse. Ainda segundo ele, o ambiente seguro permitiu conexões remotas e, pela internet, pôde-se acessar o ERP Omega de qualquer lugar e a qualquer hora.

Hoje, essas melhorias se refletem em toda a cadeia produtiva com colaboradores, parceiros, fornecedo- res e principalmente com os próprios clientes da RR Etiquetas.