Doctor Clean implementa NF-e e sistema de gestão da ABC71 para melhorar seus processos administrativos e industriais

Doctor Clean implementa NF-e e sistema de gestão da ABC71 para melhorar seus processos administrativos e industriais

Com o ERP Omega a empresa pretende eliminar perdas e retrabalho, aumentando sua produtividade e competitividade

No outono deste ano, o Brasil fez parte dos índices pandêmicos da gripe H1N1, mais conhecida como gripe suína. Naquele momento, a OMS (Organização Mundial da Saúde) sugeriu uma série de recomendações para que o vírus não se alastrasse ainda mais. Uma dessas medidas consistia na lavagem das mãos com água e sabão e na utilização de álcool em gel para antissepsia em geral. Por conta disso, as empresas fabricantes de produtos voltados à saúde e higiene foram as mais demandadas e a Doctor Clean foi uma delas.

Criada em 1995 com o objetivo de oferecer soluções de higiene, antissepsia e tratamento, a Doctor Clean iniciou suas atividades junto aos profissionais das áreas médica e odontológica, passando, em 2001, a atender o mercado de varejo, principalmente farmácias e drogarias, expandindo posteriormente para laboratórios e hospitais.

Com o novo surto de H1N1 em março deste ano, concomitantemente o Governo Federal, por meio da Receita Federal, havia instituído que no dia 01 de setembro todas as empresas fabricantes de cosméticos, produtos de perfumaria, higiene pessoal e limpeza, ou seja, mesmo ramo de atuação da Doctor Clean, deveriam emitir notas fiscais eletrônicas (NF-e).

Para atender à demanda do mercado e à exigência do Governo, a empresa resolveu melhorar seus processos de gestão. “Nós buscávamos uma solução que gerenciasse melhor nossa produção. E foi uma coincidência, pois nós precisávamos nos adequar em relação à NF-e e encontramos um fornecedor, a ABC71, que atendia tanto à nossa procura pela solução fiscal quanto à questão produtiva”, explica Fabiana Tichauer, diretora da Doctor Clean. Segundo ela, ao mesmo tempo em que ocorria a implementação da NF-e e do módulo vendas e faturamento, a empresa tomava algumas medidas de emergência para atender à procura dos produtos. Para tanto, a empresa buscou parceiros para terceirizar parte da produção, novos fornecedores de matéria-prima e contratou funcionários temporários. “Na verdade, tudo foi muito repentino. Foi uma situação de emergência e nós sabíamos que era sazonal. Buscamos parcerias para atender essa demanda”, observa a executiva.

A ideia de contar com uma solução de gestão como o ERP Omega já era antiga. Fazia três anos que os diretores da empresa percebiam que podiam melhorar sua gestão se houvesse um sistema que controlasse melhor seus processos administrativos e industriais. “Se você não tem um bom planejamento de produção e um controle preciso do estoque, você não consegue, às vezes, atender determinados pedidos”, afirma Fabiana. Porém, para ela, o grande desafio do pequeno empreendedor é viabilizar financeiramente um projeto como o da implantação da solução de gestão: “Você precisa ter um volume de vendas que te permita investir na própria empresa.Nós percebemos que havia necessidade de controle das perdas, controle dos estoques, gerenciar melhor a produção, aproveitar melhor os recursos e até mesmo reavaliar as metas de vendas. Na verdade, essa parte produtiva precisa estar redonda para que possamos realmente enxergar onde e como devemos investir tempo e recursos, e o ERP Omega vem atender essa lacuna da empresa neste momento”, analisa a executiva.

Como a Doctor Clean vinha mantendo um crescimento de 50% ao ano, foi possível investir. Nesse sentido, o primeiro passo foi a implementação da NF-e junto com os módulos vendas e faturamento.

A implementação da NF-e aconteceu concomitantemente ao boom da procura de produtos antissépticos devido à gripe. Foi um grande desafio tanto para a Doctor Clean quanto para a ABC71 conciliar as demandas.

Para o gerente de projetos da área de consultoria da ABC71, Airton Cruz, é sempre um desafio implementar um ERP em uma pequena empresa, pois no momento da implementação há sempre a inserção de uma nova cultura na instituição. “No caso da Doctor Clean, a questão era ainda mais complexa, pois houve a junção do momento da obrigatoriedade tributária fiscal com a pandemia”, afirma o gerente. Segundo ele, três consultores participaram ativamente de todo o processo de implantação e a metodologia empregada neste projeto contemplava Go Lives parciais para atender as exigências do cliente.

Fabiana Tichauer conta que houve dias em que toda a equipe envolvida no projeto ficava até tarde da noite. “Tivemos um forte comprometimento de nossa equipe e também um suporte excelente do pessoal da ABC71. Os consultores nos ajudaram bastante na parte operacional, enquanto nós precisávamos atender o mercado por conta da demanda da gripe. Fizemos uma parceria importante nesse sentido”, analisa a diretora.

Os demais módulos do ERP Omega, como o módulo financeiro e industrial, serão implementados no decorrer deste ano e do próximo conforme a expectativa da própria Doctor Clean. “Atualmente, estamos no módulo administrativo. A expectativa é que essas novas implantações dos módulos ocorram numa velocidade mais orgânica e saudável, menos estressante e que, possamos aumentar nossa produtividade, diminuindo perdas e retrabalho”.

Airton Cruz observa que é justamente essa nova organização da empresa que fará com que o cliente passe a ter uma visão do todo e, consequentemente, obtenha um controle mais preciso de todos os processos.

“Esperamos com o ERP Omega atingir um outro nível de gestão, com relatórios de controle mais precisos, desde a parte financeira até a produção. Nós, da Doctor Clean, queremos crescer com uma base sólida, bem estruturada e nossos investimentos fazem parte dessa estratégia”, finaliza a executiva.